Huishoudelijk reglement van de Historische Vereniging Vleuten, De Meern,
Haarzuilens en Leidsche Rijn
Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
de vereniging: de Historische Vereniging Vleuten, De Meern, Haarzuilens en Leidsche Rijn,
-
- gevestigd te Utrecht aan de Dorpsstraat 1, inschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 40479360
- de statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 2 juni 2016 bij notaris mr. J. Hagen te Utrecht;
- het bestuur: het bestuur van de vereniging zoals bedoeld in artikel 8 van de statuten
Art. 1 Beleid
Het beleid is vastgelegd in het beleidsplan.
a Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Het wordt gepubliceerd op de website en ter inzage gelegd bij de vereniging.
b Het beleidsplan is van kracht nadat het in de ledenvergadering is goedgekeurd.
c Het beleidsplan bevat een begroting.
Art. 2 Het bestuur
a Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging, is belast met de uitvoering van de besluiten van de ledenvergadering en handelt daarbij binnen de kaders van het beleidsplan en de begroting.
b Het bestuur kan voor bepaalde taken/projecten commissies in het leven roepen.
Art. 3 De voorzitter
a Treedt naar buiten toe als “gezicht” van de vereniging.
b Stelt in overleg met de secretaris en de penningmeester de agenda voor elke vergadering op.
c Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen.
d Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
e Stelt in goed overleg met de secretaris en de penningmeester het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de algemene ledenvergadering.
f Coördineert en stuurt activiteiten en bewaakt daarbij de grote lijnen.
Art. 4 De penningmeester
a Voert de financiële administratie, de ledenadministratie en maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
b Beheert de kas, de bankrekeningen.
c Begroot de inkomsten en uitgaven.
d Beoordeelt of de gedane uitgaven vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
e Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
f Opstellen van de financiële beleidskaders.
g Het staat de penningmeester, na goedkeuring door het bestuur, vrij zijn taken aan een ander (bestuurs)lid te delegeren, de penningmeester blijft zelf verantwoordelijk.
Art. 5 De secretaris
a Maakt van iedere vergadering een verslag.
b Stelt het niet-financiële gedeelte op van het jaarverslag.
c Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
d Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
e Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is.
f Maakt juridische overeenkomsten op.
g Het staat de secretaris, na goedkeuring door het bestuur, vrij zijn taken aan een ander (bestuurs)lid te delegeren, de secretaris blijft zelf verantwoordelijk.
Art. 6 De agenda en de notulen
a Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen; het dagelijks bestuur stelt in goed overleg de conceptagenda op.
b De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering door.
c Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen
punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
Art. 7 Externe partijen
Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan de bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.
Art. 8 Leden/Contributie
-
- De vereniging kent leden, ereleden, leden van verdienste en jeugdleden. Ereleden zijn zij, die wegens hun buitengewone verdiensten jegens de vereniging of in het kader van de doelstelling van de vereniging op voorstel van het bestuur als zodanig door de algemene vergadering zijn benoemd. Ereleden betalen geen contributie. Leden van verdienste zijn leden die zich gedurende langere tijd bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging. Zij worden door het bestuur benoemd.
- Leden ontvangen het tijdschrift dat de vereniging uitgeeft gratis en krijgen voor sommige publicaties en activiteiten reductie ten opzichte van niet-leden.
Art. 9 Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met de leden, media, overheden en andere partijen. Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij de eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.
Art. 10 Slotbepaling
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering d.d. 20 april 2016
De voorzitter De secretaris
Gerda Oskam Marjo van der Woerd